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海外の大学に進学したい! アポスティーユ認証って?


こんにちは。

行政書士の伊藤亜美です。

 

最近では海外の大学に進学を考える高校生も増えてきています。実際にそのためのご依頼を受けます。日本の大学に進学するのと海外の大学に進学するのでは、新学期の時期(多くの国では新学期が9月)や受験のシステムなどさまざまな違いがあります。

今回は大学受験をする際の提出書類について解説致します。

 

 

受験に必要な書類

 

 

例えば韓国の大学を受験したい場合。韓国はソウル大学、高麗大学、延世大学の3つが名門大学として有名です。

必要書類は大学によって違いますが、共通して必要なのが、

  1. 高校の卒業証明書(卒業予定証明書)
  2. 高校の成績証明書
  3. 戸籍謄本などの本人や両親の国籍に関する証明書

です。

これらの書類は、日本国内で使われる場合は公的書類という扱いになりますが、海外で公的書類として認めてもらうためには、「公証」が必要になります。

 

この公証も出身校が公立高校か、私立高校かによって、また、文書が英語で書かれているか、日本語かによって、どこでどのような手続きが必要か変わってきます。

 

 

公証と認証の違いは?

 

公証役場

日本橋公証役場

 

一般に,公務員が作成した文書を公文書といい,私人が作成した文書である私文書とは区別されています。公証は私文書に対して行われ、公証役場で公証人が私文書(作成者の署名又は記名押印のある私文書)について証明します。公証人の証明によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

 

一方で認証とは、公文書に対して行われます。日本の官公署、自治体等が発行する公文書に対して外務省が証明します(アポスティーユ認証)。提出先機関から、外務省の証明を取得するよう求められた場合に必要になります。アポスティーユ認証の提出先はハーグ条約加盟国のみです。例えば、韓国はハーグ条約加盟国です。加盟国の一覧はこちらをご参照ください。ハーグ条約加盟国一覧

 

 

卒業証明書などのアポスティーユ認証取得方法について

 

アポスティーユ認証

 

例えば韓国の大学の場合「提出書類は韓国語、もしくは英語のみ受け付ける」としているところが多く、日本語の書類は英語または韓国語への翻訳が必要になります。

それぞれのケースに分けて、どのような手続きが必要かを見ていきましょう。

 

公立高校出身の場合

 

都道府県立、市立、町立の学校長等の公務員が発行する学校証明書は公的機関が発行した文書として扱われるので、公証役場での公証は必要がなく、必要なのは外務省でのアポスティーユ認証だけになります。公立高校の卒業証明書と成績証明書は、高校で英語で発行してもらうことが可能な場合が多いです。

 

学校に英文で発行してもらう際には、学校名の英語表記を卒業証明書と成績証明書で統一してもらってください。以前、どちらも正式名称ですということで、学校名が違う英語表記で発行されていたことがあります。受験書類として大学に提出した場合、大学側から違う高校のものと判断される可能性もあり、トラブルになりかねません。

また、どちらの書類にも発行日の日付が記載されていることも確認しましょう。

 

学校で英訳してもらえない場合、翻訳をして添付することになります。その場合、公文書という扱いではなくなるので、私立学校の場合と同じように、公証役場での公証を受け、その後に外務省でアポスティーユ認証してもらうことになります。

 

私立高校出身の場合

 

私立高校の卒業証明書と成績証明書は、たとえ英語で発行してもらっていても、私立学校が公的機関ではないので私文書とみなされます。ですから、公証役場にて公証をしてもらった後に、外務省でのアポスティーユ認証という流れになります。

日本語で発行されている場合、翻訳をしたうえで公証してもらってください。

 

 

 

戸籍謄本など役所発行の書類へのアポスティーユ認証取得方法について

 

通常、日本の公的機関で発行される書類は日本語で発行されます。そのため、戸籍謄本自体が公文書でも、英訳を付けた時点で私文書扱いになります。

ですから、公証役場で公証してもらい、そのあとで外務省でのアポスティーユ認証が必要になります。

 

ワンストップサービスについて

東京都、神奈川県及び大阪府の公証役場では、公証人の公証、外務省のアポスティーユを一度に取得できるワンストップサービスが行われています。外務省に出向く必要がなくなり、公証役場だけで完結します。

 

アポスティーユ認証についてはこちらをご参照ください アポスティーユ認証

 

 

認証費用

外務省でのアポスティーユ認証

費用は掛かりません。

返信用の封筒に切手を貼ったものかレターパックなどを同封します。

*2020年8月現在、新型コロナウィルス感染拡大の影響のため、外務本省(東京)は窓口での申請を一時停止しています。

郵送での受け付けのみとなっています。送付した書類に不備がなければ、1週間から10日でアポスティーユ認証され、返送されてきます。

 

公証役場での費用

日本語の私文書の公証費用は5,500円です。

外国文は6,000円加算されるので、11,500円です。

 

 

まとめ

 

 

大学によって公証や認証の必要な提出書類は違います。パスポートコピーの認証が必要な大学もあります。

ご説明した通り、公証役場での公証は外国語の私文書の場合、一通11,500円かかります。

一通の料金なので、卒業証明書と成績証明書、戸籍謄本など必要書類をすべてそろえたうえで、それを1セットとして公証してもらえば11,500円で済みます。あとから、ほかの書類も公証が必要と気が付いた場合、また別途11,500円必要になりますし、再度、公証役場にいって交渉してもらうという手間も増えますので、あらかじめ受験する大学に提出すべき書類を調べ、どの書類に公証が必要なのか確認しましょう。

 

海外の大学への受験時は、必要書類をそろえること以外にも入学願書を準備したり、受験勉強以外のやることが多く時間に追われると思います。

アポスティーユ認証については、Amie国際行政書士事務所へお任せください。東京の公証役場でのワンストップサービスを利用し、ご依頼から書類認証まで、短期間でのサービスをご提供しています。外務省でのアポスティーユ認証のみのサービスも賜っています。

また、卒業証明書と成績証明書などの英語への翻訳は、行政書士の肩書を入れた翻訳も行っています。

認証後の書類の海外への発送も賜っていますので、海外からのご依頼も可能です。

海外への大学への進学・留学時に以外にも、海外での結婚、海外での会社設立の場合など、アポスティーユ認証が必要なときは、Amie国際行政書士事務所へお任せください。日本語文書の英語への翻訳も賜ります。

 

追記: ご依頼いただいたお客様から、後日談として教えていただいたのですが、必要書類をすべてそろえて出願したあとに、大学からさらに追加で書類を用意するように言われたそうです。「親の写真付きの身分証明書を公証したもの」が追加で求められました。大学の公表している応募書類の一覧には含まれていないものでした。個人的には応募書類に含まれていないものを後から要求するのはどうなのかと思いますが、実際にそういうこともあるようです。このお客様の場合、日本で書類をそろえたり、アポスティーユ認証の取得を早めにし、出願自体も早かったため、追加書類の要求にも期限内に対応できたそうです。出願していた日本人の方でも、追加書類が期限内に集められないということで、受験をあきらめた方もいたそうです。こういうことも実際にあるので、書類の準備は余裕をもって早めにしておくことをお勧めします。  (20200/11/19)

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